Un account di Microsoft Exchange è un account di posta elettronica aziendale o dell’istituto di istruzione. L’organizzazione da cui si è ricevuto l’account di Exchange ha un reparto IT che usa Microsoft Exchange Server.
Questo server fornisce all’organizzazione il servizio di posta elettronica.
Come funzionano gli account exchange?
Quando si usa un account di Exchange, i messaggi di posta elettronica vengono recapitati e salvati nella cassetta postale sul server Exchange, dove sono salvati anche i contatti e il calendario.
Quando l’azienda o l’istituto di istruzione configura il server Exchange, sceglie il modo in cui gli account di Exchange accederanno alla posta elettronica sul server. Questa scelta determina il funzionamento della posta elettronica. Ci sono diverse possibilità:
- Exchange ActiveSync, MAPI/HTTP sono metodi di accesso alla posta elettronica di Exchange, in genere da un portatile, un telefono o un tablet. Quando si accede alla posta elettronica o si leggono i messaggi, questi non vengono scaricati o archiviati nel dispositivo mobile, ma vengono letti dal server Exchange. Con questo metodo si può accedere alla posta elettronica anche quando non si è connessi a Internet.
- IMAP, come Exchange ActiveSync, è un metodo che consente di accedere alla posta elettronica ovunque e da qualunque dispositivo. Quando si legge un messaggio di posta elettronica tramite IMAP, questo non viene scaricato o archiviato nel computer ma viene letto dal server Exchange. Con IMAP i messaggi nelle cartelle Posta in arrivo, Posta eliminata e Posta inviata vengono sincronizzati tra il dispositivo e il server. IMAP supporta uno spazio di archiviazione limitato per gli elementi del calendario, ma non supporta la collaborazione su un calendario con altri utenti.
- POP è un metodo tramite il quale la posta elettronica viene scaricata dal server Exchange nel computer. Una volta scaricata nel computer, la posta viene eliminata dal server. Per accedere alla posta elettronica dopo che è stata scaricata, è necessario usare lo stesso computer. Se vi si accede da un altro computer o dispositivo, alcuni dei messaggi scaricati in precedenza non saranno presenti.
Cos’è la modalità cache?
Un account di Exchange consente di gestire i messaggi di posta elettronica anche quando non si è connessi al server Exchange del reparto IT aziendale. Questo modo di lavorare è detto modalità offline o modalità cache.
Le copie dei messaggi di posta elettronica e degli elementi del calendario vengono conservate nel computer in un file di dati di Outlook offline (con estensione ost). Questo file viene regolarmente sincronizzato con gli elementi sul server Exchange nel reparto IT aziendale, quando ci si connette a esso. È una copia esatta della cassetta postale nel server Exchange.
Poiché i dati rimangono nel server Exchange dell’azienda, è possibile ricreare questo file di dati di Outlook offline (ost) in un nuovo computer senza dover eseguire il backup del file.
Il file di dati di Outlook offline (ost) può essere aperto solo dal profilo Outlook nel computer in cui è stato creato.
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